El día a día de recepción con pacientes de terapia

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En una clínica de terapias el trabajo se reparte en dos. El profesional atiende y firma la nota de cada sesión. Recepción agenda, vende los paquetes, cobra y factura. Esta guía es la parte de recepción.

No necesitas registrar la atención: cuando el profesional firma la sesión, la cita pasa sola a Atendida y la sesión queda lista para la factura y el RIPS.

Para todo esto necesitas el rol Asistente. Quien administra la clínica lo asigna en Equipo — ver Cómo invitar a un miembro del equipo. Con ese rol, la ficha del paciente te muestra Administrativo, Facturación e Información. La historia clínica es solo del profesional.

1. Agendar las sesiones

Agenda cada sesión como una cita normal desde Citas → Nueva Cita, con el servicio de la terapia y el profesional que atiende — ver Cómo agendar una cita.

Si el paciente tiene un paquete vigente de ese servicio, la cita descuenta una sesión del paquete al agendarla y no genera cobro. Para agendar todas las sesiones de un paquete de una vez, abre la ficha del paciente, ve a Administrativo y pulsa Programar el mes en el paquete.

2. Vender el paquete del mes

1. Abre la ficha del paciente y ve a Administrativo.
2. En Paquetes, pulsa Vender paquete.
3. Elige el paquete y pulsa Crear factura y link de pago.
4. Si la familia paga con tarjeta, comparte el link. Si paga por transferencia o en efectivo, registra el pago como en la sección 3.

Las sesiones del paquete aparecen cuando entra el pago, no antes — ver Cómo vender paquetes de sesiones.

3. Cobrar lo que se debe

1. En la ficha del paciente, abre Facturación y pulsa Recibir pago.
2. Marca la factura que vas a cobrar.
3. Pulsa Pagar saldo, o Otro monto si es un abono.
4. Pulsa Registrar pago.

El detalle está en Cómo cobrar y registrar un pago del paciente.

4. La factura electrónica

Las facturas ante la DIAN están en Facturación → Documentos electrónicos · FEV-RIPS, una fila por factura con su estado ante la DIAN. Desde ahí también se emite un documento — ver Cómo emitir una factura electrónica (DIAN).

5. Antes de cerrar el día

Abre Citas en Hoy y revisa los estados:

Si un paciente de paquete cancela, la sesión se gasta. Si solo hay que cambiar el día, reprograma: mover una cita no gasta nada.