O dia a dia da recepção com pacientes de terapia
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Numa clínica de terapias o trabalho se divide em dois. O profissional atende e assina a nota de cada sessão. A recepção agenda, vende os pacotes, cobra e fatura. Este guia é a parte da recepção.
Você não precisa registrar o atendimento: quando o profissional assina a sessão, a consulta passa sozinha a Atendida e a sessão fica pronta para a fatura e o RIPS.
Para tudo isso você precisa do papel Assistente. Quem administra a clínica o atribui em Equipe — veja Como convidar um membro da equipe. Com esse papel, a ficha do paciente mostra Administrativo, Faturamento e Informações. O prontuário é só do profissional.
1. Agendar as sessões
Agende cada sessão como uma consulta normal em Consultas → Nova consulta, com o serviço da terapia e o profissional que atende — veja Como agendar uma consulta.
Se o paciente tem um pacote vigente desse serviço, a consulta desconta uma sessão do pacote ao ser agendada e não gera cobrança. Para agendar todas as sessões de um pacote de uma vez, abra a ficha do paciente, vá em Administrativo e clique em Programar o mês no pacote.
2. Vender o pacote do mês
- Abra a ficha do paciente e vá em Administrativo.
- Em Pacotes, clique em Vender pacote.
- Escolha o pacote e clique em Criar fatura e link de pagamento.
- Se a família paga com cartão, compartilhe o link. Se paga por transferência ou em dinheiro, registre o pagamento como na seção 3.
As sessões do pacote aparecem quando o pagamento entra, não antes — veja Como vender pacotes de sessões.
3. Cobrar o que se deve
- Na ficha do paciente, abra Faturamento e clique em Receber pagamento.
- Marque a fatura que vai cobrar.
- Clique em Pagar saldo, ou Outro valor se for um pagamento parcial.
- Clique em Registrar pagamento.
O detalhe está em Como cobrar e registrar um pagamento do paciente.
4. A fatura eletrônica
As faturas perante a DIAN ficam em Faturamento → Documentos eletrônicos · FEV-RIPS, uma linha por fatura com o seu status na DIAN. Dali também se emite um documento — veja Como emitir uma fatura eletrônica (DIAN).
5. Antes de fechar o dia
Abra Consultas em Hoje e revise os status:
| Status | O que fazer |
|---|---|
| Atendida | Nada. A sessão está assinada. |
| Em andamento | A sessão foi aberta mas não foi assinada. Lembre o profissional: sem assinatura não entra no RIPS. |
| Agendada ou Confirmada depois do horário | O paciente não veio. Clique em Não compareceu. |
Se um paciente de pacote cancela, a sessão é gasta. Se só for preciso mudar o dia, reagende: mover uma consulta não gasta nada.